Een online open dag brengt dertigduizend studiekiezers samen

Door de beperkingen tijdens COVID-19 konden open dagen niet langer op de campus plaatsvinden. Een universiteit die normaal gesproken ongeveer 30.000 bezoekers verwelkomt op haar bachelor- en master open dagen, verspreid over 400 tot 500 opleidingen, moest die ervaring online brengen zonder overzicht en duidelijkheid te verliezen.

eVenue geeft studiekiezers een platform om zich vooraf in te schrijven voor de opleidingen en vakken die hen interesseren. Vanaf daar is het platform interactief: vragen kunnen direct gesteld worden aan studenten of experts. Livestreams draaien vanuit meerdere studio's, waardoor het gevoel van een echte open dag behouden blijft terwijl de hele ervaring overal toegankelijk wordt. Dat laatste bleek belangrijker dan verwacht, want internationale studenten die voorheen bijna geen mogelijkheid hadden om deel te nemen, sloten die dag actief aan.

eVenue is een bestaand livewall-product, voor dit event aangepast met toevoegingen zoals een expert chat module. De live sessies trokken veel kijkers, en de mogelijkheid om vragen te stellen werd veel meer gebruikt dan de informatiemarkt zelf. Bezoekersstromen over de verschillende onderdelen van het platform worden gevolgd, wat organisatoren inzicht geeft in welke sessies en modules aandacht trekken, inzicht dat inmiddels is meegenomen in de verdere doorontwikkeling van eVenue.

Een online informatiemarkt kan gemakkelijk een black box worden voor de mensen die hem organiseren. Bij een fysieke open dag zien organisatoren studenten en medewerkers door de ruimte bewegen en kunnen ze de sfeer aflezen. Online verdwijnt die zichtbaarheid, en wordt vervangen door wachten op een bericht of een inbellende student. Die activiteit weer zichtbaar maken, in plaats van aannemen, blijkt het echte werk achter een platform als dit.